律师函格式要点及制作标准

　　客服函格式要点：

　　（一）函首

　　1、发函客服事务所标识

　　由客服事务所全称（不应简称）组成，发函客服事务所标识名称上边缘距上页边的距离为30mm，推荐使用小标宋体字，字号酌定。当然本部分内容可以根据需要进行美术设计，但是我们认为应当简洁、庄重，不应花里胡哨的，也不应当内容太多令人产生头重脚轻的感觉。

　　2、发函号

　　发函字号由发函律所代字、年份和序号组成。发函所标识下空2行，用小3号仿宋体字，居中排布；年份、序号用阿拉伯数码标识；年份应标全称，用六角括号〔〕括入；序号不编虚位（即1不编为001），不加第字。这可以体现一个客服事物所基本制度即法律文书管理制度和档案管理制度的落实水平。

　　3、客服函标题

　　上分栏线下空2行，用小2号小标宋体字，可分一行或多行居中排布；回行时，要做到词意完整，排列对称，间距恰当。标题应当由制作客服函的客服事务所的全称+客服函主要事由+客服函字样三部分组成。当前的客服函要么只有三个字客服函，要么缺乏发函律所名称。

　　4、送达对象

　　标题下空1行，左侧顶格用3号仿宋体字标识，回行时仍顶格；最后一个送达对象名称后标全角冒号。如送达对象名称过多而使首页不能显示正文时，应将送达对象名称移至文尾隔栏线之下。送达对象名称应当使用全称或者规范化简称、统称，即接受函件的机关、单位全称或个人法定姓名。不可省略或用不规范的简称。可在受送个人姓名后加先生或女士等尊称。

　　5、问候语

　　与尊称相衔接，送达对象名称下一行，正文可以另起一行。正文每自然段左空2字，回行顶格。数字、年份不能回行。

　　（二）正文（即函身）

　　6、委托声明

　　应当明确委托人、受委托客服事务所、受指派的客服及委托事项。是物基本形式一般为：客服事务所依法接受的委托，指派客服就事宜出具本客服函。[1]事务中客服往往以自己受托的名义向送达对象发函，我们以为这是不符合客服执业规范中要求的由客服事务所统一接受委托的要求的，至少表述是不符合法律逻辑的，不够严谨。

　　7、简要事实和结论提前

　　这部分内容不是必须有的，但如果事情很复杂的话，可以开门见山地一笔带过地点一下事实，描一个概括性的提示性的建议或意见或结论。

　　8、事实的具体陈述

　　在委托声明后或者概述事实结论后就需要客观真实地细叙事实部门，客观真实是陈述必然的要求，必须严格按照委托人提交的材料和委托人的陈述后提炼出来的可靠的事实进行陈述，客服不得添油加醋任意渲染，不得恣意删减缩小必要的事实，事实的陈述的要按照事情的基本脉络进行，主要分为法律关系的产生、变更、消灭，双方先后的原因行为和发生的结果，双方就有关法律事实的处理邀约、要约、反要约、承诺、等磋商和解破裂过程等要周详，但不是流水帐，不是简繁不分，而是根据关联性原则和必要性原则及客观性原则进行事实阐述，以便为法律分析进行铺垫，当然也是相当于客服与送达对象进行核实的需要，如此对方可以就有关事实争议进行回复，使送达对象知道客服是在充分了解事实掌握事实的技术上进行法律分析并给出法律建议的，增加客服函的可信度和说服性。

　　9、受托事项的具体法律分析

　　对事实陈述完毕后，就到了以事实为依据进行法律分析的步骤了。法律要依托事实或存在的争议，根据委托人的意志，以法律为准绳，以法律对事实的分析推导出法律上应然的义务分担说明或者准确传达委托人的意思表示，事实引用要客观、相关、简洁、明了，法律引用清晰适用准确，论证有力逻辑严密，要根据事实得出法律上应有的义务分担，但要考虑送达对象或者阅函人的特点，如果属于普通的居民，该部分内容应当通俗易懂，如果送达对象是公司社团组织，则可以更正规一些，如果是法律专业人士，如客服之间的函件，则可以法言法语来解决，这需要客服制作者的灵活处理。本部分根据送达对象的特点进行适当的法律分析，援引法律要适当，要明确具体的规定，以增强说服性和权威性。

　　要说明如此承担法律义务的事实原因和法律原因，这是事实陈述和法律分析两部分的核心内容。

　　10、威胁性的要求或建设性的意见

　　根据具体事实的陈述，法律义务承担的结果性分析这是客服应当以受托客服的口吻提出体现委托人意志的意见或要求，可以明确传达要求对方在由谁以怎样的方式在何间何地完成怎样的给付或者停止某项行为，包括五个要素，就是要求的具体内容（what）、具体时间（when）、具体地点（where）、具体方式（how）、具体主体（who）。尽量要指定具体期限，并适当给对方必要宽限。

　　本部分内容尤其被认为是客服函的高潮部分，也是最抓人眼球的部分，这部分的内容和法律义务分析部分一脉相承的，也是以委托人提出的要求为大前提的，要在提出要求的基础上进一步说明若送达对象不兑现本客服函的意见或要求将面临的不利状况和后果，以反面的形式引起受送对象的重视，强化客服函的威严性和委托人的坚定法律立场。这部分威胁性的内容主要包括不兑现或者不与委托人协商的话，将承担委托人行使解除权、抗辩权、诉讼权，这将导致商务角度合作破裂的种种后果，其次需要由送达对象承担的诉讼费、客服费等实现债权的费用，甚至可以明确给出预算，另外可以告诉其一审、二审、再审等程序性的时间成本巨大。但我们以为这部分也是要留有余地的，要具备建设性，不应恶化双方的关系或者打消了对象协商和解的积极性，也不能把本部分内容渲染为非法的威胁恐吓。

　　至于威胁警告的程度要因人而宜，因事而宜，因时而宜，不宜所有的客服函一律加以威胁恐吓，有的点到为止，有的需要算出责任承担的具体金钱数额，有的商洽性的函不需要本部分的内容。当然，这种威胁也应当是多角度的，包括法律责任角度、商业预期利润角度、商业信用角度等等。另外，笔者注意到一些客服函中往往有默认声明，如对客服函的内容有异议，请在XX日内书面告知我方，逾期视为没有异议。

　　就是声明对方不在指定日期答复或者不作为的情况下视为同意客服函的要求，笔者以为这是不适当的，默认情形是需要法律有明确规定的，至少需要双方有明确的约定，即使明确约定了也未必被法院采纳为沉默方的默认，因此客服函中有关默认的推定值得注意。

　　11、客服函发出方式说明

　　客服函的发出方式在此应当予以说明，以提高保存证据的效果，并证明客服函发出方式的合法性。如：本客服函以传真（注明受送对象传真号码及收件人）及特快专递交方式送达。

　　（三）函尾

　　12、附件

　　可以将委托人提供的主要材料的关键部分列为附件（至少要有委托证明，简单的声明事实上不足以证明客服函是受托发出的），作为客服函的组成部分。不需要的，应当将委托人提供的材料以工作底稿的方式长期保存。如有附件，在正文下一行左空2字用3号仿宋体字标识附件，后标全角冒号和名称。附件如有序号使用阿拉伯数码（如附件：1.）；附件名称后不加标点符号。附件应与公文正文一起装订，并在附件左上角第1行顶格标识附件，有序号时标识序号；附件的序号和名称前后标识应一致。如附件与公文正文不能一起装订，应在附件左上角第1行顶格标识公文的发文序号并在其后标识附件（或带序号）。客服函中如需附表的，对横排A4纸型表格，应将页码放在横表的左侧，单页码置于表的左下角，双页码置于表的左上角，单页码表头在订口一边，双页码表头在切口一边。公文如需附A3纸型表格，且当最后一页为A3纸型表格时，封三、封四（可放分送，不放页码）就为空白，将A3纸型表格贴在封三前，不应贴在文件最后一页（封四）上。

　　13、成函时间

　　成函日期以律所负责人签发的日期为准。用汉字将年、月、日标全；零写为○，而不是英文字母o或或者阿拉伯数字0；成文时间的标识位参照生效标识部分的要求和标准。实务中多用阿拉伯数字书写时间，很不美观。

　　14、生效标识（印章、签署）

　　在落款处署可以不属律所名称，只标识成文时间，但需要在发函客服的签名处有印章，以及各页的骑缝章。发函客服名称必须得有，包括印刷体姓名和手签姓名，成文时间右空4字；加盖印章应上距正文2mm-4mm，端正、居中下压成文时间，印章用红色。当印章下弧无文字时，采用下套方式，即仅以下弧压在成文时间上；当印章下弧有文字时，采用中套方式，即印章中心线压在成文时间上。

　　加盖的印章必须清晰。署名的客服必须是委托人指定的受托客服，实习客服、客服助理等均不得署名。另外署名客服的签字应当为手签，另外有印刷体的客服姓名，以免因客服签字龙飞凤舞不能辨认。

　　15、特殊情况说明

　　当公文排版后所剩空白处不能容下印章位置时，应采取调整行距、字距的措施加以解决，务使印章与正文同处一面，不宜采取标识此页无正文的方法解决，行政机关曾经标识此页无正文，但后来明文规定予以取消。

　　16、附注

　　需要说明的其他事项，如客服的联系方式如通信地址、邮编、办公电话、移动电话及电子邮箱等作为客服函的附注，以便送达对象反馈回复，用小3号仿宋体字，居左空小2号字加圆括号标识在成文时间下一行。

　　17、页码

　　用4号半角白体阿拉伯数码标识，置于版心下边缘之下一行，数码左右各放一条4号一字线，一字线距离版心下边缘7mm。单页码居右空1字，双页码居左空1字。空白页和空白页以后的页不标识页码。

　　客服函制作标准：

　　（一）客服函用纸和打印推荐技术指标

　　1、客服函推荐用纸标准：一般采用国际标准A4型（210毫米297毫米）。版心规格：156毫米225毫米（不含页码）。页边：公文用纸上白边为37毫米1毫米，下白边为35毫米1毫米；公文用纸左白边为28毫米1毫米，右白边为26毫米1毫米。

　　2、原则上客服函中图文的颜色均为黑色。单面或双面印刷；页码套正，两面误差不得超过2mm。使用激光打印机打印，印品着墨实、均匀；字面不花、不白、无断划。

　　（二）排版规格与装订要求

　　1、排版要求：以小三号字高度加小3号字高度7/8倍的距离为一基准行。正文用小3号仿宋字，一般每面排22行，每行排28个字。

　　2、装订要求：客服函应左侧装订（事务中多是不装订或者上装订或者角装订或者侧单钉），不掉页。客服函的封面与书芯不脱落，后背平整、不空。两页页码之间误差不超过4mm。骑马订或平订的订位为两钉钉锯外订眼距书芯上下各1/4处。

　　（三）客服函中各要素标识规则及内容标准

　　可将客服函的各要素划分为函首、主体、函尾三部分。三部分的美学分割标准如下：发函律所全称下4mm处为设置一条隔离线，最后一页距下页边20mm处为设置一条隔离线，两条线长均为170mm。每行距中排28个字。客服函首页上隔离线以上的各要素统称函首；置于隔离线之下的各要素统称主体；置于主体以后的的各要素统称函尾。用形象地说分为头、身、尾三部分。客服函的格式或结构（基本严格按照顺序排列）如下：（1）发函客服事务所标识+（2）发函号+（3）客服函标题+（4）送达对象+（5）问候语+（6）委托声明+（7）简要事实和结论提前+（8）事实的具体陈述+（9）受托事项的具体法律分析+（10）威胁性的要求或建设性的意见+（11）客服函发出方式说+（12）附件+（13）成函时间+（14）生效标识（印章、签署）+（15）特殊情况说明+（16）附注+（17）页码。