准备香港公司确定文件需要考虑那些问题？

香港与内地贸易往来亲密，香港公司文件就会经常需要在内地应用，香港公司文件属于海外文件，要证明其真实性，就需要办理香港公司董事会确定公证手续。香港公司董事确定是什么，什么情况下需要办理？

1、唯一董事确定

公司只有一位董事，董事不赴港面签的情况下，就要出具这样一份确定书，在法律流程上由我方配合转交公证签字文件。

2、公司董事会确定

两位董事或以上以董事大会形式决议，用于国内的情况，附件需要增长法人代表声明，委任其中一位董事为法人代表。

3、特殊确定

在办理香港公司公证时，假如这份公证书用于多个地区，一般采取特殊确定格局，填写格局由香港执业律师完成。

2.准备香港公司确定文件需考虑的问题

准备香港公司确定文件时通常要考虑以下问题：

1、董事会确定/股东确定

2、实际召开会议还是书面确定

3、会议纪要还是摘要

4、提和书面确定的效率如同召开会议一般

5、董事披露利益冲突

6、董事存在利益冲突可否投票的问题（看章程）

7、需要在已审阅文件部分列的文件是不是只需要有该公司为其一方的交易文件就可以了

8、是不是要将其要签订的相关从属文件

9、注意到并确认文件以草稿形式分发，可能仍需提高修正

10、确定事项

11、追认

12、对应职位

3.香港公司董事会确定公证

需提供的文件：

1、香港公司注册证书；

2、香港公司商业登记证；

3、香港公司更新周年申报表；

4、香港公司董事会确定。

确定公证步骤：

香港公司的文件直接拿到国内是无法应用的，香港的文书送往中国内地应用，先经中国委托公证人公证，然后公证文书送往中国法律服务（香港）有限公司加章转递。

需要注意的是，司法部对于香港文书在内地应用做了严厉规定，包含公证书的格局、条件等等，对于拿到内地应用的公证书，不能是普通的香港律师公证，一定要是由司法部在香港律师中筛选出来，并任命的中国委托公证人来公证，之后还一定要经过司法部驻港办公室-中国法律服务（香港）有限公司加章转递。办理时，不能只对董事会确定公证，还一定要连同香港公司注册证书，商业登记证和周年申报表。

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